Mensajes completos: quién llama, para qué y cuándo devolver la llamada.

Cómo funciona

1. El agente indica que es una IA y que la llamada se graba, y después pregunta el motivo de la llamada.
2. Recoge el nombre, la empresa si procede, y comprueba el número de contacto repitiéndolo.
3. Pide que se precise la solicitud: referencia del expediente, dirección, producto o contrato afectado.
4. Pregunta a quién va dirigido el mensaje y cuándo devolver la llamada.
5. Lee el mensaje a quien llama para que lo valide antes de colgar.
6. El resumen estructurado y la transcripción completa están disponibles en el área de cliente.

Sector por sector

• Abogados

  El mensaje precisa si quien llama ya es cliente, el nombre del abogado que lleva el asunto, el órgano judicial y cualquier fecha de vista mencionada, para que el socio adecuado devuelva la llamada primero; el agente nunca comenta el fondo del asunto.

• Comisarios de justicia

  El agente anota la referencia del acto recibido, la condición de quien llama (acreedor, deudor, inquilino) y el motivo de la llamada, ya se trate de una impugnación o de una pregunta sobre un acta de constatación; el oficial devuelve la llamada con el expediente en la mano.

• Asesores contables

  Cada mensaje menciona la razón social del cliente, el colaborador responsable y el asunto, por ejemplo una nómina, una declaración de IVA o el balance, lo que evita tener que adivinar a quién transmitirlo.

• Administradores de fincas

  El mensaje indica el inmueble, el edificio, la planta y la unidad de quien llama, así como su condición de propietario o de inquilino: el gestor identifica de inmediato el expediente correspondiente.

• Seguros

  Para un siniestro comunicado por teléfono, el agente anota el número de póliza si se conoce, la fecha y la naturaleza del suceso, y la disponibilidad para devolver la llamada; no se pronuncia sobre la cobertura.

• Funerarias

  Para una pregunta sobre un funeral ya organizado, una esquela o un trabajo de marmolería, el agente anota con sobriedad el nombre del difunto, la fecha de la ceremonia y la relación de quien llama con la familia.

• Enfermeros autónomos

  Los mensajes de los pacientes y las familias precisan la dirección, la cura correspondiente y la franja de visita habitual; para un paciente nuevo, el agente anota si dispone de receta. No da ninguna opinión sobre el estado de salud.

• Electricista

  Para una obra en curso, el mensaje vincula la llamada al nombre del cliente y a la dirección de la obra; para un contacto nuevo, precisa el tipo de edificio y el problema detectado.

• Paisajista

  El mensaje precisa el municipio, el servicio deseado (poda de setos, poda de árboles, corte de césped periódico) y el acceso al terreno, para que la llamada de vuelta ya pueda centrarse en la planificación.

• Intermediarios de crédito y seguros

  Cuando un cliente insiste sobre un expediente de préstamo en curso, el agente anota su nombre, el banco correspondiente y la etapa que menciona, para que el intermediario le llame con el expediente abierto.

Qué configurar

• Definir los campos obligatorios del mensaje según su actividad: referencia, dirección, unidad, número de póliza.
• Enumerar los posibles destinatarios: socios, colaboradores, departamentos.
• Precisar los casos en los que el agente transfiere la llamada en lugar de tomar un mensaje.
• Indicar el plazo de devolución de la llamada que el agente puede anunciar.
• Organizar dentro del equipo la lectura de los resúmenes en el área de cliente.

Lo que el agente no hace

El agente toma el mensaje pero no se compromete en nombre del equipo: ninguna promesa de resultado, ninguna respuesta sobre el fondo de un expediente, ningún acceso a su software interno. Tampoco garantiza la exactitud de la información que le comunica quien llama.