Notaría: atender la llamada de una familia tras un fallecimiento

La persona que llama a menudo ha perdido a un familiar unos días antes, ya ha encadenado trámites y no siempre sabe por qué tiene que pasar por un notario. El tono cuenta tanto como el contenido: unas condolencias sencillas, tiempo para dejarla hablar, frases cortas y ningún término técnico sin explicación. Expresiones como «acta de notoriedad» o «devolución sucesoria» no dicen nada a la mayoría de las familias.

El objetivo de la primera llamada es modesto y preciso: que la familia cuelgue sabiendo qué va a pasar después, cuándo la llamarán o la recibirán y qué empezar a reunir.

Para preparar la apertura del expediente, la recepción anota: la identidad de quien llama y su relación con el difunto; el nombre del difunto, la fecha y el lugar del fallecimiento; los datos para devolver la llamada y las mejores franjas horarias; si ya se ha contactado con otra notaría; y lo que la familia sabe, sin comprobarlo, sobre la existencia de un testamento, una donación entre cónyuges, unas capitulaciones matrimoniales o un bien inmueble.

Estos últimos puntos no son anodinos. Según Service-public, el sitio oficial de información de la Administración francesa, en Francia es obligatorio acudir a un notario cuando la sucesión incluye un bien inmueble, cuando su importe alcanza o supera los 5965 euros, o si existe un testamento o una donación entre cónyuges. Por debajo de ese importe, los herederos pueden acreditar su condición mediante un certificado firmado por todos, siempre que, entre otras condiciones, no haya testamento ni bien inmueble; por encima, es necesaria un acta de notoriedad (acte de notoriété) extendida por un notario.

La Cámara de Notarios de París publica una lista tipo. Del difunto: el extracto del acta de defunción, el original de los libros de familia, las capitulaciones matrimoniales o el convenio de PACS (la unión civil francesa), una posible sentencia de divorcio, el testamento o la donación entre cónyuges. Del cónyuge y los herederos: los libros de familia y un documento de identidad. Del patrimonio: las referencias de las cuentas bancarias y de ahorro, los contratos de seguro de vida, los títulos de propiedad, los contratos de alquiler si el difunto era arrendador, los permisos de circulación. De las deudas: los avisos de impuestos, los gastos del funeral, las facturas y los préstamos pendientes.

La recepción puede indicar los primeros documentos que hay que reunir, el extracto del acta de defunción y el original de los libros de familia, que la Cámara califica de esenciales, y precisar que el notario elaborará la lista adaptada al expediente. No tiene sentido imponer una lista exhaustiva a una familia en duelo desde la primera llamada.

La recepción no da ningún consejo jurídico: ni sobre la parte de cada uno, ni sobre la conveniencia de aceptar la herencia o renunciar a ella, ni sobre el importe de los impuestos. Estas cuestiones requieren el análisis del notario.

Tampoco comunica información sobre un expediente o un acta. El artículo 23 de la ley francesa del 25 de ventoso del año XI prohíbe a los notarios dar a conocer las actas a personas distintas de los interesados directos, herederos o causahabientes, salvo resolución del presidente del tribunal judicial. Por teléfono, no se puede verificar la identidad ni la condición de quien llama: la regla prudente es no confirmar nada.

Ante la pregunta «¿hay un testamento?», la recepción puede indicar que cualquier persona puede consultar, tras un fallecimiento, el registro central francés de últimas voluntades (fichier central des dispositions de dernières volontés), presentando el original o una copia certificada del acta de defunción, por 18 euros en la Francia metropolitana según Service-public, o que el notario se encargará de ello.

Muchas personas que llaman han oído hablar de un plazo de seis meses. Service-public confirma que, para un fallecimiento ocurrido en la Francia metropolitana, la declaración de sucesión debe presentarse en los seis meses siguientes al fallecimiento (doce meses, en particular, para un fallecimiento en el extranjero), y que, pasado ese plazo, se aplican intereses de demora del 0,20 % mensual. La recepción puede tranquilizar: es precisamente lo que el notario organiza con la familia desde la primera cita.

Las familias también llaman a última hora del día y los sábados, cuando los trámites de la semana les dejan un momento. Un mensaje claro, la promesa de devolver la llamada y una toma de mensaje completa valen más que un teléfono que suena en el vacío.

Alyas atiende las 24 horas a partir de la información que le proporciona la notaría, como el horario y los primeros documentos que hay que preparar; anuncia al inicio de la llamada que es una IA y que la llamada se graba, dice cuándo no sabe algo y propone transmitir la solicitud, recoge los datos de contacto y transfiere a un número único si quien llama lo pide. La prueba es gratuita durante 10 días, sin tarjeta bancaria.