Des messages complets : qui appelle, pour quoi, quand rappeler.

Comment ça se passe

1. L’agent indique qu’il est une IA et que l’appel est enregistré, puis demande l’objet de l’appel.
2. Il recueille le nom, la société le cas échéant, et vérifie le numéro de rappel en le répétant.
3. Il fait préciser la demande : référence de dossier, adresse, produit ou contrat concerné.
4. Il demande à qui le message est destiné et quand rappeler.
5. Il relit le message à l’appelant pour validation avant de raccrocher.
6. Le résumé structuré et la transcription intégrale sont disponibles dans l’espace client.

Métier par métier

• Avocats

  Le message précise si l’appelant est déjà client, le nom de l’avocat qui suit le dossier, la juridiction et toute date d’audience citée, pour que le bon associé rappelle en premier ; l’agent ne commente jamais le fond.

• Commissaires de justice

  L’agent note la référence de l’acte reçu, la qualité de l’appelant (créancier, débiteur, locataire) et l’objet de l’appel, qu’il s’agisse d’une contestation ou d’une question sur un constat ; le clerc rappelle avec le dossier en main.

• Experts-comptables

  Chaque message mentionne la raison sociale du client, le collaborateur en charge et le sujet, par exemple un bulletin de paie, une déclaration de TVA ou le bilan, ce qui évite de deviner à qui le transmettre.

• Syndics de copropriété

  Le message indique l’immeuble, le bâtiment, l’étage et le lot de l’appelant, ainsi que son statut de copropriétaire ou de locataire : le gestionnaire identifie aussitôt le dossier concerné.

• Assurance

  Pour un sinistre signalé par téléphone, l’agent note le numéro de contrat s’il est connu, la date et la nature de l’événement, et les disponibilités pour un rappel ; il ne se prononce pas sur la prise en charge.

• Pompes funèbres

  Pour une question sur des obsèques déjà organisées, un avis de décès ou un travail de marbrerie, l’agent note avec sobriété le nom du défunt, la date de la cérémonie et le lien de l’appelant avec la famille.

• Infirmiers libéraux

  Les messages des patients et des familles précisent l’adresse, le soin concerné et le créneau de passage habituel ; pour un nouveau patient, l’agent note s’il dispose d’une ordonnance. Il ne donne aucun avis sur l’état de santé.

• Électricien

  Pour un chantier en cours, le message rattache l’appel au nom du client et à l’adresse du chantier ; pour un nouveau contact, il précise le type de bâtiment et le problème constaté.

• Paysagiste

  Le message précise la commune, la prestation souhaitée (taille de haies, élagage, tonte régulière) et l’accès au terrain, pour que le rappel puisse déjà porter sur le planning.

• Courtiers

  Quand un client relance sur un dossier de prêt en cours, l’agent note son nom, la banque concernée et l’étape qu’il évoque, pour que le courtier rappelle avec le dossier ouvert.

À configurer

• Définir les champs obligatoires du message selon votre activité : référence, adresse, lot, numéro de contrat.
• Lister les destinataires possibles : associés, collaborateurs, services.
• Préciser les cas où l’agent transfère l’appel au lieu de prendre un message.
• Indiquer le délai de rappel que l’agent peut annoncer.
• Organiser au sein de l’équipe la lecture des résumés dans l’espace client.

Ce que l'agent ne fait pas

L’agent prend le message mais ne s’engage pas à la place de l’équipe : aucune promesse de résultat, aucune réponse sur le fond d’un dossier, aucun accès à vos logiciels internes. Il ne garantit pas non plus l’exactitude des informations que l’appelant lui communique.