El gerente está en plena pista de baile cuando otra pareja pregunta si su fecha sigue libre.
Un sábado por la noche el salón está lleno, el gerente se encuentra al borde de la pista y su teléfono vibra en el bolsillo: otra pareja más busca un lugar para el verano que viene. Sin respuesta, pasará al siguiente de su lista. El agente de Alyas atiende la llamada: presenta el local a partir de sus documentos, anota la fecha deseada y el número de invitados y propone una visita.
Al teléfono, en este oficio
Un local para celebraciones suele elegirse después de verlo, no en la primera llamada. Las parejas contactan con varios seguidos, a menudo por la noche o el fin de semana, y se quedan con los que responden sin hacerles esperar. Las preguntas son casi siempre las mismas: ¿está libre la fecha?, ¿cuántas personas caben?, ¿hasta qué hora puede durar la fiesta?, ¿se puede dormir en el lugar?, ¿el catering es obligatorio?
Esta página trata del local, no de la comida: el catering tiene su propia ficha. Aquí el agente no gestiona su calendario de reservas. Anota la fecha buscada y otra de reserva, y es el gerente quien confirma la disponibilidad al devolver la llamada. Solo las visitas al local se fijan directamente en la agenda, en las franjas que usted haya abierto.
Lo que el agente hace por usted
Presentar el local como usted lo describe en sus documentos: aforo para comida sentada y cóctel, salón y espacios exteriores, alojamiento en el lugar, hora de fin de la fiesta.
Anotar la fecha deseada, una fecha alternativa, el número aproximado de invitados y el tipo de celebración (boda, cumpleaños, bautizo, seminario), con los datos de contacto de la pareja.
Proponer una visita al local en una franja libre de Google Calendar o Cal.com, fuera de sus días de celebración.
Responder también en el chat del sitio web, por WhatsApp o Messenger, y enviarle la solicitud por correo electrónico.
Un ejemplo de recorrido
Ejemplo ilustrativo
Escenario escrito para ilustrar el funcionamiento: no es la grabación de una llamada real.
- El contactoSábado, 22:40: una celebración está en pleno apogeo en el salón principal cuando una joven llama para una boda en junio, con unos 80 invitados.
- Agente AlyasEl agente se presenta como un asistente de IA, recuerda el aforo del salón y el alojamiento en el lugar según su dossier, y luego pregunta por la fecha deseada y una fecha alternativa.
- No dice si el día está libre: anota la solicitud y propone visitar el local un miércoles a las 18:00, una franja que usted ha abierto en su agenda.
- El domingo, el gerente lee el resumen: fecha, número de invitados, visita fijada. Confirma la disponibilidad al devolver la llamada a la pareja.
Herramientas conectadas
Google Calendar o Cal.com para las visitas al local, en las franjas que usted abra. Transferencia a un único número, el del gerente o el de la responsable de eventos. El chat del sitio web, WhatsApp y Messenger recogen la solicitud y se la envían por correo electrónico.
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Preguntas frecuentes
Una pareja con prisa pregunta si el 14 de junio está libre: ¿qué responde el agente?
No confirma nada, porque no tiene acceso a su calendario de reservas. Anota el 14 de junio, una segunda fecha posible y el número de invitados, propone una visita y explica que el gerente devolverá la llamada para confirmar. Usted encuentra la solicitud, con el resumen de la llamada, en su área de cliente.
Nuestra finca impone una lista de proveedores: ¿puede el agente explicarla?
Sí, a partir del documento en el que usted describe sus normas: catering libre u obligatorio, proveedores asociados, música, decoración, horarios. No se compromete ni con un menú ni con un precio: una pregunta sobre la comida se anota para que usted dirija a la pareja hacia el catering.
También recibimos solicitudes por WhatsApp o Messenger: ¿se tratan igual?
El chat usa la misma información que el teléfono, recoge la fecha, el número de invitados y un medio de contacto, y le envía la solicitud por correo electrónico. Si la pareja quiere hablar con alguien, usted retoma la conversación desde su área de cliente.
Explotamos dos locales con dos gerentes: ¿basta un solo agente?
Puede presentar ambos locales si usted le da su información, y pregunta de cuál se trata. Eso sí, solo dispone de un número de transferencia: si cada gerente debe ser localizado directamente, cree un agente por local.
¿Se darán cuenta los novios de que hablan con una IA?
Desde la primera frase de la llamada, el agente dice que es un asistente de IA. Las parejas que prefieren al gerente lo piden, y la llamada se transfiere al número configurado. Consulte también nuestra guía sobre lo que exigen el RGPD y el AI Act.
Ninguna llamada ni mensaje sin respuesta.
Canal, integraciones, volumen: recibirá una propuesta clara antes de comprometerse.