Pourquoi cette fonction
Fixer un rendez-vous demande souvent plusieurs échanges : une date proposée, un créneau déjà pris, une autre date. Chaque aller-retour occupe quelqu’un.
Ici, l’agent regarde directement votre agenda. Il ne propose que des créneaux réellement libres, et vérifie une dernière fois le créneau choisi avant de créer l’événement.
Comment ça marche
- Vous connectez votre agenda depuis l’espace Alyas : votre compte Google pour Google Calendar, ou votre clé API et l’identifiant du type d’événement pour Cal.com.
- Vous activez la prise de rendez-vous sur l’agent et vous vérifiez le fuseau horaire des réservations, repris de votre Google Agenda connecté et modifiable.
- Le client demande un rendez-vous, par écrit dans le chat ou, selon votre configuration, au téléphone. L’agent demande la date voulue, avec 30 minutes de durée par défaut, puis interroge votre agenda.
- L’agent annonce les créneaux libres, le client en choisit un, et l’agent recueille son prénom, son nom et son téléphone. Sur WhatsApp et Messenger, la conversation tient lieu de contact.
- L’agent crée le rendez-vous dans votre agenda et le confirme au client. Avec Cal.com, il peut apparaître « en attente de confirmation ».
Ce que vous pilotez
- L’agenda utilisé : le calendrier principal du compte Google connecté, ou le type d’événement Cal.com choisi.
- Les disponibilités, qui viennent de votre agenda : avec Cal.com, celles que permet votre type d’événement ; avec Google Calendar, les plages libres de votre calendrier principal, entre 9 h et 19 h.
- Le fuseau horaire des réservations, utilisé pour les créneaux, les rendez-vous créés et les horaires annoncés.
- L’état de la connexion, lisible dans la carte « Capacités effectives » de l’agent, qui indique l’agenda connecté ou « Aucun agenda connecté ».
- La déconnexion de l’agenda, à tout moment.
Limites à connaître
À savoir avant de vous y fier, dit sans détour.
- L’agent crée des rendez-vous. Il ne déplace ni n’annule un rendez-vous existant.
- Dans le chat, la prise de rendez-vous n’est pas proposée aux agents de type restaurant ni PlayPro.
- Sans agenda connecté, ou si la prise de rendez-vous n’est pas activée sur l’agent, il ne peut pas réserver.
- Une même conversation de chat est limitée à deux rendez-vous ; au-delà, l’agent renvoie le client vers vous.
- Un créneau passé, ou qui n’est plus libre au moment de la réservation, est refusé : l’agent propose alors un autre créneau.
- Alyas n’envoie pas de SMS de confirmation : le rendez-vous apparaît dans votre agenda.
Fonctionne avec
Google CalendarSous conditions
Connexion de votre compte Google.
Cal.comSous conditions
Clé API et type d’événement à renseigner.
Chat, WhatsApp, MessengerSous conditions
Canaux où l’agent peut réserver, une fois l’agenda connecté.
Questions fréquentes
Quels agendas puis-je relier ?
Google Calendar et Cal.com. Aucun autre agenda n’est disponible aujourd’hui.
L’agent peut-il déplacer ou annuler un rendez-vous ?
Non. Il crée des rendez-vous. Pour en déplacer ou en annuler un, le client doit vous contacter et vous modifiez votre agenda.
Comment l’agent sait-il que je suis disponible ?
Il interroge votre agenda au moment de la demande. Avec Google Calendar, il lit les plages libres de votre calendrier principal sur le jour demandé ; avec Cal.com, il suit les disponibilités de votre type d’événement.
Quelles informations demande-t-il au client ?
Son prénom et son nom, puis un numéro de téléphone, sauf sur WhatsApp et Messenger. L’adresse e-mail reste facultative.
Peut-on prendre des rendez-vous au téléphone ?
Oui, avec l’agent vocal : une fois l’agenda connecté, il vérifie les disponibilités et réserve en direct pendant l’appel.
Y a-t-il une limite au nombre de rendez-vous ?
Une même conversation de chat est limitée à deux rendez-vous. Au-delà, l’agent invite le client à vous contacter directement.
Autour de cette fonction
Fonctionnalité
Agent vocalVoix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.
Fonctionnalité
Chat pour votre siteLe widget de votre agent : code à coller, nom, couleurs, logo, police, position et domaines autorisés.
Fonctionnalité
Leads et reprise humaineLa liste des leads exportable, l’e-mail d’alerte et le signal « à reprendre » quand l’agent ne sait pas.
Solution
Vocal pour votre entrepriseIl répond, note la demande et prend le rendez-vous.
Solution
Secrétaire IAVous travaillez, elle décroche.
Guide
Prise de rendez-vous en ligneRendez-vous en ligne ou par téléphone, connexion d'un agenda Google Calendar ou Cal.com, réglages indispensables : la méthode pour une réservation sans doublon.