Le gérant est au milieu du bal quand un autre couple veut savoir si sa date est encore libre.
Samedi soir, la salle est pleine, le gérant se tient au bord de la piste et son téléphone vibre dans sa poche : un couple de plus cherche un lieu pour l'été prochain. Faute de réponse, il passera au suivant sur sa liste. L'agent Alyas prend l'appel : il présente le lieu à partir de vos documents, note la date souhaitée et le nombre d'invités, puis propose une visite.
Au téléphone, dans ce métier
Un lieu de réception se choisit en général après l'avoir vu, pas au premier coup de fil. Les futurs mariés en contactent plusieurs à la suite, souvent le soir ou le week-end, et retiennent ceux qui répondent sans attendre. Les questions sont presque toujours les mêmes : la date est-elle libre, combien de personnes la salle accueille-t-elle, jusqu'à quelle heure dure la fête, peut-on dormir sur place, le traiteur est-il imposé.
Cette page parle du lieu, pas du repas : le traiteur a sa propre fiche. Ici, l'agent ne gère pas votre calendrier de réservations. Il note la date visée et une date de secours, et c'est le gérant qui confirme la disponibilité en rappelant. Seules les visites du lieu se posent directement dans l'agenda, sur les créneaux que vous avez ouverts.
Ce que l'agent fait pour vous
Présenter le lieu comme vous le décrivez dans vos documents : capacité en repas assis et en cocktail, salle et espaces extérieurs, hébergement sur place, heure de fin de soirée.
Noter la date souhaitée, une date de repli, le nombre d'invités approximatif et le type de fête (mariage, anniversaire, baptême, séminaire), avec les coordonnées du couple.
Proposer une visite du lieu sur un créneau libre de Google Calendar ou Cal.com, en dehors de vos jours de réception.
Répondre aussi sur le chat du site, WhatsApp ou Messenger, et vous envoyer la demande par e-mail.
Un exemple de parcours
Exemple illustratif
Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.
- Le contactSamedi, 22 h 40 : une réception bat son plein dans la grande salle quand une jeune femme appelle pour un mariage en juin, environ 80 invités.
- Agent AlyasL'agent se présente comme un assistant IA, rappelle la capacité de la salle et la présence d'un hébergement sur place d'après votre dossier, puis demande la date voulue et une date de secours.
- Agent AlyasIl ne dit pas si le jour est libre : il note la demande et propose de visiter le lieu un mercredi à 18 h, créneau que vous avez ouvert dans votre agenda.
- Dimanche, le gérant lit le résumé : date, effectif, visite posée. Il confirme la disponibilité en rappelant le couple.
Outils connectés
Google Calendar ou Cal.com pour les visites du lieu, sur les créneaux que vous ouvrez. Transfert vers un seul numéro, celui du gérant ou de la régisseuse. Le chat du site, WhatsApp et Messenger saisissent la demande et vous l'envoient par e-mail.
Les fonctions derrière ce métier
Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.
- Agent vocal
Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.
- Prise de rendez-vous
Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.
- WhatsApp et Messenger
Votre numéro WhatsApp Business et votre Page Facebook reliés à l’agent. Prérequis détaillés, Instagram « Bientôt ».
Pour aller plus loin
Ressources
Accueil téléphonique en entreprise : organiser le décroché et ne plus perdre d'appelsSecteurs
TraiteurSecteurs
Hôtels et locationsCas d'usage
Qualifier chaque prospect avant de le passer au commercial.Cas d'usage
Prise de rendez-vous par téléphone, directement dans votre agenda.Blog
Traiteur : capter une demande de mariage ou d'événement d'entreprise en plein serviceBlog
Délai de rappel d'un prospect : ce que dit vraiment l'étude de la Harvard Business Review
Autres métiers : Restauration & tourisme
Questions fréquentes
Un couple pressé demande si le 14 juin est libre : que répond l'agent ?
Il ne confirme rien, puisqu'il n'a pas accès à votre calendrier de réservations. Il note le 14 juin, une deuxième date possible et le nombre d'invités, propose une visite et explique que le gérant rappellera pour confirmer. Vous retrouvez la demande, avec le résumé de l'appel, dans votre espace.
Notre domaine impose une liste de prestataires : l'agent peut-il l'expliquer ?
Oui, d'après le document où vous décrivez vos règles : traiteur libre ou imposé, prestataires partenaires, musique, décoration, horaires. Il ne s'engage ni sur un menu ni sur un prix : une question de repas est notée pour que vous orientiez le couple vers le traiteur.
Les demandes nous arrivent aussi par WhatsApp ou Messenger : est-ce traité pareil ?
Le chat reprend les mêmes informations que le téléphone, recueille la date, l'effectif et un moyen de contact, puis vous envoie la demande par e-mail. Si le couple veut parler à quelqu'un, vous reprenez la conversation depuis votre espace.
Nous exploitons deux lieux avec deux gérants : un agent suffit-il ?
Il peut présenter les deux lieux si vous lui donnez leurs informations et demande de quel lieu il s'agit. Il n'a toutefois qu'un seul numéro de transfert : si chaque gérant doit être joint directement, créez un agent par lieu.
Les futurs mariés se rendront-ils compte qu'ils parlent à une IA ?
Dès la première phrase de l'appel, l'agent dit qu'il est un assistant IA. Les couples qui préfèrent le gérant le demandent, et l'appel est transféré vers le numéro configuré. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.
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