Étude notariale : accueillir l'appel d'une famille après un décès

La personne qui appelle a souvent perdu un parent quelques jours plus tôt, a déjà enchaîné les démarches et ne sait pas toujours pourquoi elle doit passer par un notaire. Le ton compte autant que le contenu : des condoléances simples, le temps de laisser parler, des phrases courtes, et aucun terme technique sans explication. « Acte de notoriété » ou « dévolution successorale » ne disent rien à la plupart des familles.

L'objectif du premier appel est modeste et précis : que la famille raccroche en sachant ce qui va se passer ensuite, quand elle sera rappelée ou reçue, et quoi commencer à rassembler.

Pour préparer l'ouverture du dossier, l'accueil note : l'identité de l'appelant et son lien avec le défunt ; le nom du défunt, la date et le lieu du décès ; les coordonnées où rappeler et les meilleurs créneaux ; si une autre étude a déjà été contactée ; et ce que la famille sait, sans le vérifier, de l'existence d'un testament, d'une donation entre époux, d'un contrat de mariage ou d'un bien immobilier.

Ces derniers points ne sont pas anodins. Selon Service-public, le recours au notaire est obligatoire lorsque la succession comprend un bien immobilier, lorsque son montant atteint ou dépasse 5 965 euros, ou en présence d'un testament ou d'une donation entre époux. En dessous de ce montant, les héritiers peuvent prouver leur qualité par une attestation signée de tous, à condition notamment qu'il n'y ait ni testament ni bien immobilier ; au-delà, un acte de notoriété dressé par un notaire est nécessaire.

La Chambre des notaires de Paris publie une liste type. Pour le défunt : l'extrait d'acte de décès, l'original des livrets de famille, le contrat de mariage ou la convention de PACS, un éventuel jugement de divorce, le testament ou la donation entre époux. Pour le conjoint et les héritiers : les livrets de famille et une pièce d'identité. Pour le patrimoine : les références des comptes bancaires et d'épargne, les contrats d'assurance vie, les titres de propriété, les contrats de location si le défunt était bailleur, les cartes grises. Pour les dettes : les avis d'imposition, les frais d'obsèques, les factures et les emprunts en cours.

L'accueil peut indiquer les premières pièces à rassembler, l'extrait d'acte de décès et l'original des livrets de famille, que la Chambre qualifie d'essentiels, et préciser que le notaire établira la liste adaptée au dossier. Inutile d'imposer à une famille en deuil une liste exhaustive dès le premier appel.

L'accueil ne donne aucun conseil juridique : ni sur la part de chacun, ni sur l'opportunité d'accepter ou de renoncer à la succession, ni sur le montant des droits. Ces questions appellent l'analyse du notaire.

Il ne communique pas non plus d'information sur un dossier ou un acte. L'article 23 de la loi du 25 ventôse an XI interdit aux notaires de donner connaissance des actes à d'autres qu'aux personnes intéressées en nom direct, héritiers ou ayants droit, sauf ordonnance du président du tribunal judiciaire. Au téléphone, l'identité et la qualité de l'appelant ne peuvent pas être vérifiées : la règle prudente est de ne rien confirmer.

À la question « y a-t-il un testament ? », l'accueil peut signaler que toute personne peut interroger, après un décès, le fichier central des dispositions de dernières volontés, sur présentation de l'original ou d'une copie certifiée conforme de l'acte de décès, pour 18 euros en métropole selon Service-public, ou que le notaire s'en chargera.

Beaucoup d'appelants ont entendu parler d'un délai de six mois. Service-public confirme que, pour un décès survenu en France métropolitaine, la déclaration de succession doit être déposée dans les six mois suivant le décès (douze mois notamment pour un décès à l'étranger), et qu'au-delà des intérêts de retard de 0,20 % par mois s'appliquent. L'accueil peut rassurer : c'est précisément ce que le notaire organise avec la famille dès le premier rendez-vous.

Les familles appellent aussi le soir et le samedi, quand les démarches de la semaine leur laissent un moment. Un message clair, la promesse d'un rappel et une prise de message complète valent mieux qu'une sonnerie dans le vide.

Alyas répond 24 h/24 à partir des informations que l'étude lui fournit, comme les horaires et les premières pièces à préparer ; il annonce en début d'appel qu'il est une IA et que l'appel est enregistré, dit quand il ne sait pas et propose de transmettre la demande, recueille les coordonnées et transfère vers un numéro unique si l'appelant le demande. L'essai est gratuit pendant 10 jours, sans carte bancaire.