La mairie renseigne ses administrés au téléphone, y compris quand le standard est fermé.
Au standard, les mêmes questions reviennent chaque jour : horaires de la déchetterie, pièces pour un acte d'état civil, inscriptions scolaires. L'agent Alyas y répond à partir des informations fournies par la commune et transfère vers le numéro de la mairie que vous avez configuré.
Ce que l'agent fait pour vous
Répondre aux questions récurrentes des administrés : horaires d'ouverture, pièces à fournir pour un acte d'état civil, déchetterie, inscriptions scolaires.
Assurer la continuité de l'accueil téléphonique en dehors des horaires d'ouverture de la mairie.
Transférer l'appel vers le numéro de la mairie configuré, ou noter la demande pour le service concerné.
Capturer les coordonnées de l'administré pour un rappel par le service concerné, avec transcription et résumé dans l'espace client.
Un exemple de parcours
Exemple illustratif
Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.
- Le contactJeudi 18 h 30, la mairie est fermée ; un administré appelle pour connaître les pièces à fournir pour un acte de naissance.
- Agent AlyasL'agent annonce qu'il est une IA, puis indique les pièces et les horaires du service état civil fournis par la commune.
- Agent AlyasIl précise les modalités communiquées par la mairie — guichet ou démarche en ligne — et note les coordonnées pour un rappel.
- Le lendemain, le service état civil retrouve le résumé de l'appel et rappelle l'administré.
Outils connectés
Transfert vers le numéro de la mairie que vous configurez. Rendez-vous en mairie possibles via Google Calendar ou Cal.com une fois connectés.
Les fonctions derrière ce métier
Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.
- Agent vocal
Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.
- Prise de rendez-vous
Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.
- Leads et reprise humaine
La liste des leads exportable, l’e-mail d’alerte et le signal « à reprendre » quand l’agent ne sait pas.
Pour aller plus loin
Ressources
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Questions fréquentes
Les administrés âgés seront-ils prévenus qu'ils parlent à une IA ?
Oui : chaque appel commence par l'annonce de l'IA et de l'enregistrement, posée avant toute question. Un administré qui préfère un agent municipal peut le demander : l'appel est transféré vers le numéro configuré de la mairie, ou sa demande est notée pour un rappel par le service concerné. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.
Un habitant veut signaler un nid-de-poule ou un lampadaire en panne : l'agent prend-il le signalement ?
Oui : il note la nature du problème, l'adresse ou un point de repère et les coordonnées de l'habitant, puis le transmet avec le résumé dans l'espace client de la commune. Il ne promet ni délai ni intervention des services techniques.
État civil, urbanisme, périscolaire : un seul agent suffit-il pour toute la mairie ?
Il peut renseigner sur chaque service si vous lui fournissez leurs informations : horaires, pièces à fournir, démarches. En revanche, un agent n'a qu'un seul numéro de transfert, par exemple celui de l'accueil, qui oriente ensuite vers le bon service.
Que se passe-t-il en cas d'urgence ?
L'agent n'est pas un service d'urgence : il invite l'appelant à composer les numéros d'urgence (15, 17, 18, 112) et peut transférer vers l'astreinte si la commune a configuré un numéro dédié.
Où sont hébergées les données des appels ?
L'hébergement est situé dans l'Union européenne. Chaque appel commence par une annonce signalant l'IA et l'enregistrement, et les transcriptions sont accessibles dans l'espace client de la commune.
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