Vos équipes travaillent dans des bureaux vides, et la ligne de l'entreprise reste tenue pendant ce temps.
Une société de propreté travaille quand les locaux sont vides, tôt le matin ou tard le soir. Le responsable d'exploitation visite un site, la gérante est chez un prospect, et le téléphone sonne pour un devis ou pour des bureaux restés sales. L'agent Alyas prend les deux sortes d'appel : il qualifie la demande de devis, note le signalement du client, puis passe la main.
Au téléphone, dans ce métier
Au même numéro arrivent deux publics qui n'attendent pas la même chose. Le prospect — cabinet, copropriété, école, commerce — veut un devis : l'agent lui pose les questions que vous posez vous-même (nature des locaux, surface approximative, fréquence, adresse, créneau où personne n'est présent) et ne chiffre rien. Le client en place appelle pour un problème : un passage manqué, des sanitaires oubliés, une clé ou un badge qui ne fonctionne plus.
Pour ce second public, la rapidité du relais compte plus que la réponse immédiate. L'agent consigne le site, la date, la nature du problème et le contact, sans rien promettre, et transfère l'appel vers le responsable d'exploitation si votre consigne le prévoit. Le planning des agents d'entretien reste hors de sa portée : il ne sait ni qui intervient où, ni à quelle heure.
Ce que l'agent fait pour vous
Qualifier une demande de devis : nature des locaux, surface approximative, fréquence souhaitée, adresse et coordonnées, sans proposer de prix.
Noter un incident signalé par un client (passage manqué, prestation incomplète, clés ou badge) avec le site, la date et le contact, et le faire parvenir au responsable d'exploitation.
Proposer une visite des locaux dans Google Calendar ou Cal.com, une fois connectés, pour que vous établissiez votre devis sur place.
Répondre sur les prestations proposées (bureaux, parties communes, remise en état) et les zones couvertes, à partir de vos documents.
Un exemple de parcours
Exemple illustratif
Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.
- Le contactUn lundi à 7 h 40, la responsable d'un cabinet d'architectes appelle : personne n'est venu nettoyer les bureaux ce matin et l'équipe commence à arriver.
- Agent AlyasL'agent annonce qu'il est une IA et que l'appel est enregistré, puis note le nom du cabinet, l'adresse du site, l'heure du passage attendu et un numéro de rappel.
- Agent AlyasIl ne promet ni heure d'intervention ni geste commercial. Selon votre consigne pour les signalements du jour même, l'appel est transféré vers le responsable d'exploitation.
- Le signalement est consigné avec sa transcription et son résumé dans l'espace client, et le responsable rappelle la cliente.
Outils connectés
Transfert vers le numéro du responsable d'exploitation que vous configurez, un seul par agent. Google Calendar et Cal.com pour les visites de locaux, une fois connectés. Votre logiciel de planning ou de gestion des contrats n'est pas relié à l'agent.
Les fonctions derrière ce métier
Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.
- Agent vocal
Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.
- Prise de rendez-vous
Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.
- Leads et reprise humaine
La liste des leads exportable, l’e-mail d’alerte et le signal « à reprendre » quand l’agent ne sait pas.
Pour aller plus loin
Ressources
Accueil téléphonique en entreprise : organiser le décroché et ne plus perdre d'appelsSecteurs
Syndics de copropriétéSecteurs
DéménagementCas d'usage
Qualifier chaque prospect avant de le passer au commercial.Cas d'usage
Des messages complets : qui appelle, pour quoi, quand rappeler.Blog
Devis par téléphone : pourquoi ne pas chiffrer à chaud et quoi demander au premier appelBlog
Syndic : organiser l'accueil téléphonique des copropriétaires en journée
Autres métiers : Immobilier & services
Questions fréquentes
Une cliente qui signale un passage manqué comprendra-t-elle qu'elle parle à une IA ?
Oui : l'agent le dit dès sa première phrase, en même temps que l'enregistrement de l'appel, puis va droit au site et à l'heure attendue. Si elle préfère parler à quelqu'un de l'entreprise, l'appel est transféré vers le numéro configuré ou sa demande est notée pour un rappel. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.
Un prospect demande un prix au mètre carré : l'agent peut-il l'annoncer ?
Non. Il explique que le devis se fait à partir des locaux et de la fréquence, recueille ces éléments et propose une visite si vous l'avez prévu. Le chiffrage reste le vôtre.
Un client veut savoir qui vient demain et à quelle heure : l'agent le sait-il ?
Non, il n'a pas accès à vos plannings et ne se prononce pas sur les passages à venir. Il note la question, le site et le numéro du client, et c'est votre responsable qui répond avec les plannings sous les yeux.
Nous avons des clients sur plusieurs sites : comment l'agent s'y retrouve-t-il ?
Il demande systématiquement le nom du client et l'adresse du site, puis les inscrit dans le résumé. Il n'a qu'un seul numéro de transfert : le plus simple est celui du responsable d'exploitation, qui redirige vers le bon chef d'équipe.
Le numéro de l'entreprise figure sur nos contrats et nos plaquettes : faut-il en changer ?
Non. Vous programmez chez votre opérateur un renvoi des appels vers la ligne Alyas, éventuellement seulement hors des heures de bureau, et le numéro connu de vos clients reste le même.
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