Comment ça se passe
- Lors de la mise en service accompagnée, vous définissez ensemble les rendez-vous à confirmer et la façon d’obtenir la liste.
- À l’heure convenue, l’agent appelle chaque client, se présente comme une IA et l’informe que l’appel est enregistré.
- Il rappelle la date, l’heure, le lieu et les consignes éventuelles à respecter.
- Le client confirme, annule ou demande un report ; l’agent note sa réponse.
- En l’absence de réponse, une nouvelle tentative suit les règles fixées à la mise en service.
- Le résultat de chaque appel est transcrit et résumé dans l’espace client.
Métier par métier
- Cabinets dentaires
L’agent confirme les soins longs prévus le lendemain et rappelle d’apporter le devis signé ou la carte de mutuelle si le cabinet le demande ; il ne commente pas le traitement.
- Kinés & ostéopathes
Pour une série de séances, l’agent confirme la prochaine et note une éventuelle demande de report ; un patient qui signale une aggravation est invité à en parler au praticien, sans conseil de la part de l’agent.
- Garages
La veille d’un dépôt de véhicule, l’agent confirme l’heure, rappelle d’apporter la clé de l’écrou antivol si vous l’avez prévu, et note les annulations pour que l’atelier réaffecte le pont.
- Salons de coiffure et beauté
Un balayage ou un lissage occupe une demi-journée : l’agent appelle la cliente la veille et, en cas d’annulation, vous laisse le temps de proposer ce créneau à quelqu’un d’autre.
- Laboratoires d'analyses
Pour un prélèvement à domicile ou un examen sur rendez-vous, l’agent confirme l’heure et relit les consignes de préparation rédigées par le laboratoire, sans les commenter.
- Auto-école
L’agent confirme les leçons de conduite du lendemain et, surtout, la présence des candidats à l’examen pratique, pour qui une place perdue est difficile à retrouver.
- Tatoueur
Avant une séance de plusieurs heures, l’agent confirme la venue du client et rappelle les consignes d’avant-séance que vous avez rédigées.
- Agences immobilières
La veille d’une série de visites, l’agent confirme chaque acquéreur pour éviter au négociateur un déplacement inutile ; une annulation est notée et le créneau peut être réattribué.
- Notaires
Pour une signature d’acte qui réunit plusieurs parties, l’agent appelle chacune pour confirmer sa présence et rappeler la pièce d’identité à apporter ; un empêchement est signalé à l’étude dans le résumé.
- Déménagement
La veille du déménagement, l’agent confirme l’adresse, l’heure d’arrivée de l’équipe et les conditions d’accès, comme le stationnement réservé ou l’ascenseur disponible.
À configurer
- Choisir les types de rendez-vous à confirmer et le moment de l’appel : la veille ou le matin même.
- Valider le script : formule d’accueil, rappel des consignes, questions posées.
- Fixer le nombre de tentatives en cas de non-réponse et les plages horaires d’appel acceptables.
- Indiquer la conduite à tenir face à une demande de report : prise de message ou transfert.
- Désigner qui consulte les résultats dans l’espace client pour réattribuer les créneaux libérés.
Ce que l'agent ne fait pas
Ces appels sortants ne sont proposés que dans le cadre d’une mise en service accompagnée. L’agent ne facture aucune absence et ne décide pas à votre place : il rapporte les confirmations, annulations et demandes de report pour que vous tranchiez.
Questions fréquentes
Ces appels sont-ils inclus d’office ?
Non. Les appels sortants se mettent en place lors d’une mise en service accompagnée, qui fixe la liste à appeler, le script et le calendrier des appels.
Le client sait-il que c’est une IA qui l’appelle ?
Oui. Dès les premiers mots, l’agent précise qu’il est une intelligence artificielle et que l’appel est enregistré, comme le prévoit l’AI Act.
Combien d’absences cela évite-t-il ?
Nous ne publions pas de chiffre : l’effet dépend de votre clientèle et de vos habitudes. Les résumés dans l’espace client vous permettent de suivre vous-même les confirmations et annulations obtenues.