Catering: captar una solicitud de boda o de evento de empresa en pleno servicio

Durante un servicio, cada persona del equipo tiene un papel preciso, y el teléfono de la oficina suena en el vacío o salta al buzón de voz. Ahora bien, una solicitud de evento puede compararse entre varios proveedores: quien llama y no obtiene nada útil llamará al siguiente de su lista.

El objetivo de la atención telefónica ese día es modesto y preciso: que la persona cuelgue sabiendo que su solicitud está registrada, quién le devolverá la llamada y cuándo, y que usted disponga el lunes de todo lo necesario para preparar su respuesta.

Para un evento, los datos útiles son el tipo de evento (boda, seminario, cóctel de empresa, cumpleaños), la fecha y su posible flexibilidad, el municipio y el lugar de la celebración si se conoce, el número aproximado de invitados, el formato previsto (cóctel, bufé, comida sentada con servicio a la mesa) y las prestaciones esperadas: solo entrega, montaje, personal de servicio, material.

Añada el nombre de la persona, su número, su correo electrónico y el mejor momento para localizarla. Si es una empresa, anote la sociedad y el cargo del interlocutor, porque el circuito de decisión no es el de un particular.

La promesa de rellamada cuenta tanto como la recogida de datos. Anuncie un momento realista, por ejemplo el siguiente día laborable si así funciona usted, en lugar de un «le llamamos muy pronto» que un fin de semana de eventos no permitirá cumplir.

En cuanto a la organización, centralice las solicitudes del fin de semana en una única lista, ordenada por fecha de evento: una solicitud para una boda dentro de tres semanas pasa antes que una solicitud para el verano próximo, aunque haya llegado más tarde.

El Reglamento (UE) n.º 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor (conocido en Francia como reglamento INCO) fija, en su anexo II, la lista de sustancias que provocan alergias o intolerancias cuya presencia debe señalarse al consumidor: cereales que contengan gluten, crustáceos, huevos, pescado, cacahuetes, soja, leche, frutos de cáscara, apio, mostaza, sésamo, sulfitos por encima de un determinado umbral, altramuces y moluscos. Service-public.fr, el sitio oficial de información de la Administración francesa, precisa que la obligación de mencionar los alérgenos se aplica en particular a los traiteurs (empresas de catering). En Francia, el decreto n.º 2015-447 de 17 de abril de 2015 reguló esta información para los alimentos no envasados; hoy sus reglas figuran en los artículos R412-12 a R412-16 del Código de Consumo francés (code de la consommation). Allí donde se sirven comidas en el propio lugar, el artículo R412-14 obliga a poner en conocimiento del consumidor, por escrito, de forma legible y visible, bien la propia información, bien las modalidades con las que se le ofrece.

Por teléfono, la atención telefónica se limita a anotar las alergias y los regímenes especiales señalados para los invitados, sin afirmar nada sobre la composición de los platos. Garantizar que un menú está «sin» un alérgeno corresponde al catering, por escrito, una vez definido el menú.

La atención telefónica no anuncia ni un precio, ni una horquilla, ni una «fórmula desde»: una tarifa dada sin conocer el lugar, el formato y el número de invitados crea una expectativa que su presupuesto corre el riesgo de desmentir. Tampoco confirma la disponibilidad de la fecha, salvo que su agenda de eventos esté al día y sea consultable.

Del mismo modo, no describe un menú de memoria. Sí puede indicar cómo continúa el proceso en su empresa: rellamada, conversación sobre el proyecto, propuesta escrita y, si la ofrece, una degustación.

Alyas, el agente de voz con IA, responde las 24 horas del día a partir de la información que usted le proporciona sobre sus servicios, recoge los datos de contacto y el detalle del proyecto, y dice cuándo no sabe algo, proponiendo transmitir la solicitud. Usted encuentra la transcripción y el resumen de la llamada en su espacio Alyas; si Google Calendar o Cal.com está conectado, puede proponer una cita para la rellamada. Quien llama y lo pide es transferido a su número de transferencia. Una prueba gratuita de 10 días, sin tarjeta bancaria, permite probarlo un fin de semana de mucho trabajo.