Un accueil téléphonique le soir, le week-end et pendant les congés.

Comment ça se passe

1. En dehors de vos horaires, les appels sont renvoyés vers l’agent.
2. L’agent annonce qu’il est une IA, que l’appel est enregistré et que l’établissement est fermé.
3. Il indique la date et l’heure de réouverture et répond aux questions pratiques.
4. Il réserve un créneau futur dans l’agenda connecté ou prend les coordonnées de l’appelant.
5. Un problème qui ne peut pas attendre est transféré vers le numéro de permanence, s’il existe.
6. À la reprise, l’équipe lit dans l’espace client les résumés des appels reçus pendant la fermeture.

Métier par métier

• Hôtels et locations

  La réception fermée la nuit ne rend pas le téléphone muet : l’agent explique la procédure d’arrivée tardive que vous avez décrite et note les demandes de réservation pour le lendemain.

• Camping

  Hors saison, accueil fermé, l’agent donne la date d’ouverture et enregistre les demandes d’emplacement ou de mobil-home pour l’été, avec les dates et le nombre de personnes.

• Agences immobilières

  Les acquéreurs appellent après leur journée de travail : l’agent répond sur les caractéristiques publiées d’une annonce, comme la surface, l’étage ou les charges, et prend les coordonnées pour organiser une visite.

• Avocats

  Le soir, l’agent recueille l’identité de l’appelant, la nature du dossier et l’éventuelle date d’audience ou délai à respecter, sans aucun avis juridique ; une garde à vue en cours est transférée si le cabinet assure une permanence.

• Couvreur

  Pendant les congés d’été, l’agent annonce la date de reprise et consigne les demandes de devis ; une toiture endommagée par un orage peut être transférée à un confrère partenaire si vous l’avez prévu.

• Mairie

  Le week-end, l’agent rappelle les horaires d’ouverture de la mairie et, pour un problème sur la voie publique, transfère vers l’astreinte des services techniques ou l’élu de permanence que vous avez désigné.

• Agence de voyages

  Un client à l’étranger qui appelle un dimanche pour un vol annulé est transféré vers la ligne d’assistance que vous avez indiquée ; un projet de séjour pour l’an prochain attend le conseiller lundi.

• Déménagement

  Le samedi, l’agent prend les demandes de devis avec la date souhaitée et les adresses, et répond aux questions sur les cartons ou le garde-meubles à partir de vos documents.

• Vétérinaires

  Clinique fermée, l’agent communique les coordonnées du service de garde vétérinaire que vous lui avez indiqué et consigne les demandes de rendez-vous pour la réouverture.

• Experts-comptables

  Pendant la fermeture estivale du cabinet, l’agent prend les messages des clients en notant les échéances déclaratives qu’ils mentionnent, pour que le collaborateur concerné les traite en priorité au retour.

À configurer

• Renseigner vos horaires, les jours fériés travaillés ou non et vos dates de fermeture annuelle.
• Rédiger le message de fermeture : date de réouverture, solution alternative éventuelle, délai de rappel.
• Indiquer, si elle existe, la permanence ou le confrère de garde vers qui transférer.
• Ouvrir des créneaux futurs dans l’agenda connecté pour les réservations prises la nuit.
• Désigner la personne qui dépouille les résumés à la reprise.

Ce que l'agent ne fait pas

L’agent ne crée pas de permanence là où vous n’en avez pas : sans numéro de transfert configuré, il consigne la demande et c’est tout. Il n’annonce pas d’ouverture exceptionnelle ni d’horaire que vous ne lui avez pas communiqué.