Traiteur : capter une demande de mariage ou d'événement d'entreprise en plein service

Pendant un service, chaque personne de l'équipe a un rôle précis, et le téléphone du bureau sonne dans le vide ou bascule sur une messagerie. Or une demande d'événement peut se comparer entre plusieurs prestataires : l'appelant qui n'obtient rien d'utile appellera le suivant sur sa liste.

L'objectif de l'accueil ce jour-là est modeste et précis : que la personne raccroche en sachant que sa demande est enregistrée, qui la rappellera et quand, et que vous disposiez lundi de tout ce qu'il faut pour préparer votre réponse.

Pour un événement, les éléments utiles sont le type d'événement (mariage, séminaire, cocktail d'entreprise, anniversaire), la date et sa souplesse éventuelle, la commune et le lieu de réception s'il est connu, le nombre approximatif d'invités, le format envisagé (cocktail, buffet, repas servi à table) et les prestations attendues : livraison seule, mise en place, personnel de service, matériel.

Ajoutez le nom de la personne, son numéro, son adresse électronique et le meilleur moment pour la joindre. Pour une entreprise, notez la société et la fonction de l'interlocuteur, car le circuit de décision n'est pas celui d'un particulier.

La promesse de rappel compte autant que la prise d'informations. Annoncez un moment réaliste, par exemple le premier jour ouvré suivant si c'est votre fonctionnement, plutôt qu'un « on vous rappelle très vite » que le week-end d'événements ne permettra pas de tenir.

Côté organisation, centralisez les demandes du week-end dans une seule liste, triée par date d'événement : une demande pour un mariage dans trois semaines passe avant une demande pour l'été prochain, même si elle est arrivée plus tard.

Le règlement européen INCO n° 1169/2011 fixe, dans son annexe II, la liste des substances provoquant des allergies ou intolérances dont la présence doit être signalée au consommateur : céréales contenant du gluten, crustacés, œufs, poissons, arachides, soja, lait, fruits à coque, céleri, moutarde, sésame, sulfites au-delà d'un certain seuil, lupin et mollusques. Service-public.fr précise que l'obligation de mentionner les allergènes s'applique notamment aux traiteurs. En France, le décret n° 2015-447 du 17 avril 2015 a encadré cette information pour les denrées non préemballées ; ses règles figurent aujourd'hui aux articles R412-12 à R412-16 du code de la consommation. Là où des repas sont servis sur place, l'article R412-14 impose de porter à la connaissance du consommateur, par écrit, de façon lisible et visible, soit l'information elle-même, soit les modalités selon lesquelles elle est tenue à sa disposition.

Au téléphone, l'accueil note simplement les allergies et régimes particuliers signalés pour les invités, sans rien affirmer sur la composition des plats. Garantir qu'un menu est « sans » un allergène relève du traiteur, par écrit, une fois le menu défini.

L'accueil n'annonce ni prix, ni fourchette, ni « formule à partir de » : un tarif donné sans connaître le lieu, le format et le nombre d'invités crée une attente que votre devis risque de contredire. Il ne confirme pas non plus la disponibilité de la date, sauf si votre agenda d'événements est à jour et consultable.

De même, il ne décrit pas un menu de mémoire. Il peut en revanche indiquer comment se déroule la suite chez vous : rappel, échange sur le projet, proposition écrite, dégustation éventuelle si vous en proposez.

Alyas, l'agent vocal IA, répond 24 heures sur 24 à partir des informations que vous lui fournissez sur vos prestations, recueille les coordonnées et le détail du projet, et dit quand il ne sait pas en proposant de transmettre la demande. Vous retrouvez la transcription et le résumé de l'appel dans votre espace ; si Google Calendar ou Cal.com est connecté, il peut proposer un rendez-vous pour le rappel. L'appelant qui le demande est transféré vers votre numéro de transfert. Un essai gratuit de 10 jours, sans carte bancaire, permet de l'essayer sur un week-end chargé.