En séance, l'orthophoniste, la psychologue ou le podologue ne décroche pas : le cabinet répond quand même.

Une séance de rééducation, un entretien ou un soin de pédicurie ne s'interrompent pas pour répondre au téléphone. Le cabinet laisse sonner, et le futur patient appelle le suivant. L'agent Alyas tient la ligne à l'accueil : il prend ou déplace un rendez-vous, inscrit la personne sur votre liste d'attente et donne les informations pratiques, sans jamais poser de question sur sa santé.

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Au téléphone, dans ce métier

Dans ces cabinets, le praticien est seul, et la séance occupe la totalité de son temps : on ne décroche pas pendant un bilan du langage, un entretien psychologique ou la prise d'empreinte d'un pied. Les appels portent surtout sur le premier rendez-vous, un changement de créneau, l'attente d'une place, l'adresse ou les documents à apporter. Tout cela peut se traiter sans rien savoir de l'état de santé de la personne.

C'est la règle que l'agent applique. Il demande un nom, un numéro de rappel et la nature administrative de la demande : premier rendez-vous ou suivi, pour un enfant ou pour un adulte. Il ne cherche jamais à connaître le motif de la consultation, ne commente aucun symptôme et ne dit rien d'un dossier. Les appels étant enregistrés et transcrits, ce que l'appelant dit de lui-même est conservé : le cabinet doit donc paramétrer l'agent, ses consignes et l'accès à l'espace en tenant compte de son secret professionnel, et vérifier la configuration avec ses instances ou son conseil.

Ce que l'agent fait pour vous

Proposer un premier rendez-vous sur un créneau libre de Google Calendar ou Cal.com, ou noter la demande si le cabinet n'a plus de place.
Recueillir un déplacement ou une annulation : nom, date du rendez-vous concerné, créneau souhaité. Le cabinet confirme ensuite le changement.
Inscrire sur la liste d'attente avec nom, numéro de rappel et type de suivi, et indiquer le délai que vous avez communiqué.
Donner les informations pratiques que vous fournissez : adresse, accès, tarifs et modes de règlement, pièces à apporter, horaires d'ouverture du secrétariat.

Un exemple de parcours

Exemple illustratif

Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.

Le contactMercredi, 14 h 20 : la mère d'un enfant appelle pendant un bilan en cours. Une amie lui a recommandé le cabinet, elle voudrait un premier rendez-vous.
Agent AlyasL'agent se présente comme un assistant IA, ne demande pas pourquoi l'enfant consulte, mais seulement son prénom, son âge et un numéro de rappel.
Aucun créneau n'est libre avant plusieurs semaines : il l'inscrit sur la liste d'attente et lui indique le délai donné par le cabinet.
À la fin de la séance, le praticien lit le résumé et rappelle quand une place se libère.

Outils connectés

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Google Calendar ou Cal.com pour les rendez-vous, sur les créneaux que vous ouvrez. Transfert vers un seul numéro, celui du praticien ou d'un secrétariat commun. Chat sur le site avec les mêmes informations pratiques.

Les fonctions derrière ce métier

Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.

Agent vocal
Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.
Prise de rendez-vous
Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.
Chat pour votre site
Le widget de votre agent : code à coller, nom, couleurs, logo, police, position et domaines autorisés.

Pour aller plus loin

Autres métiers : Santé

Questions fréquentes

Que répond l'agent quand quelqu'un décrit ses symptômes ou ses difficultés dès l'appel ?

Il écoute sans commenter, ne pose aucune question de plus et ramène l'échange à l'essentiel : un rendez-vous ou une demande de rappel. Il ne qualifie rien et n'oriente vers aucun soin. Comme l'appel est enregistré et transcrit, cette parole est conservée : c'est pourquoi la configuration doit respecter le secret professionnel.

Une personne en détresse, ou qui parle de se faire du mal, appelle le cabinet : que fait l'agent ?

Il ne mène aucune évaluation. Si la vie est en danger immédiat, il invite l'appelant à composer le 15 ou le 112. Si la personne évoque des idées suicidaires, il lui indique le 3114, numéro national gratuit et joignable 24 h/24, et transfère l'appel vers le numéro que vous avez configuré si vous le prévoyez. Il ne remplace ni ces services ni le praticien.

Peut-on garder la confidentialité imposée par notre métier avec un agent IA ?

C'est à vous de le décider, car la loi punit la révélation d'une information secrète par celui qui en est dépositaire en raison de sa profession. Limitez ce que l'agent demande à l'identité administrative, réservez l'accès de l'espace client à ceux qui doivent y accéder et faites valider la configuration par votre ordre professionnel ou votre conseil avant la mise en service.

Notre liste d'attente est longue : l'agent peut-il annoncer un délai ?

Seulement celui que vous lui avez fourni, par exemple « environ deux mois selon la discipline », et sans engagement. Il inscrit la personne et précise que le cabinet la rappellera si une place se libère.

Un patient sait-il qu'il parle à une IA lorsqu'il appelle le cabinet ?

L'agent se présente comme un assistant IA dès les premiers mots. Un patient qui souhaite parler au praticien peut l'indiquer : l'appel est transféré vers le numéro configuré, ou sa demande de rappel est notée. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.

Sources

Plus un appel ni un message sans réponse.

Canal, intégrations, volume : vous recevez une proposition claire avant de vous engager.

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