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Alyas
ENES
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Le local est fermé et les bénévoles sont au travail, mais l'adhérent qui appelle obtient une réponse.

Dans une association, le téléphone est souvent celui du président ou de la secrétaire, qui répondent entre deux obligations professionnelles. L'agent Alyas prend les appels des adhérents, des parents et des futurs bénévoles à partir des informations que vous lui avez remises : jours de permanence, lieu des activités, pièces à joindre à une inscription, date de l'assemblée générale.

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1 agent chat gratuit pendant 10 jours, sans carte bancaire.

Au téléphone, dans ce métier

Le rythme d'une association est fait de pics : les semaines qui suivent le forum de rentrée, la veille d'un spectacle ou d'un tournoi, le retour des vacances. Ces jours-là, les mêmes questions arrivent en rafale (quel jour, quelle salle, quel tarif) et c'est au bénévole le plus disponible de rappeler le soir.

L'agent ne remplace pas le bureau : il tient la ligne entre deux permanences. Chaque demande est notée avec le nom, le numéro de rappel et la section concernée, de sorte que le responsable d'activité reprend le fil sans avoir à tout redemander à l'adhérent.

Ce que l'agent fait pour vous

  • Indiquer les jours et le lieu des permanences, les horaires de chaque activité et le calendrier de la saison à partir de vos documents.

  • Expliquer comment s'inscrire ou renouveler son adhésion : pièces à fournir et modalités communiquées par le bureau.

  • Noter la proposition d'un futur bénévole, d'un partenaire ou d'un élu local, avec ses coordonnées, pour que le référent le rappelle.

  • Proposer un rendez-vous avec un responsable de section dans Google Calendar ou Cal.com, une fois ces outils connectés.

Un exemple de parcours

Exemple illustratif

Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.

  1. Le contactUn mardi de septembre à 19 h 05, une mère appelle pour inscrire sa fille de neuf ans à la section gymnastique, dont le forum s'est tenu le week-end précédent.
  2. Après l'annonce de l'IA et de l'enregistrement, l'agent donne le jour de l'entraînement, la salle et la liste des pièces demandées par l'association.
  3. La famille souhaite un essai avant de s'engager : l'agent note le prénom de l'enfant et le numéro de rappel, en précisant la section.
  4. Le mercredi, l'animatrice de la section retrouve le résumé de l'appel dans l'espace client et rappelle la famille.

Outils connectés

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Transfert vers le numéro d'un membre du bureau que vous configurez. Rendez-vous avec un responsable via Google Calendar ou Cal.com. Widget de chat possible sur le site ou la page de l'association.

Les fonctions derrière ce métier

Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.

  • Agent vocal

    Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.

  • Prise de rendez-vous

    Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.

  • Chat pour votre site

    Le widget de votre agent : code à coller, nom, couleurs, logo, police, position et domaines autorisés.

Pour aller plus loin

Autres métiers : Collectivités & institutions

Questions fréquentes

Nos adhérents sont de tous âges : sauront-ils qu'ils parlent à une IA ?

Oui : chaque appel commence par l'annonce de l'IA et de l'enregistrement. Un adhérent qui préfère un bénévole le demande, et l'appel est transféré vers le numéro du membre du bureau que vous avez configuré. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.

Peut-on faire payer la cotisation par téléphone ?

Non. L'agent ne prend aucun paiement. Il indique comment régler selon ce que le bureau a décidé (en ligne, au local, par chèque) et note la demande pour que le trésorier assure le suivi.

Notre association compte plusieurs sections avec chacune son responsable : comment cela se passe-t-il ?

L'agent peut présenter chaque section à partir des informations que vous lui donnez et demande de quelle activité il s'agit. En revanche, il n'a qu'un seul numéro de transfert ; le plus simple est d'y mettre celui du bureau, et la section est précisée dans le résumé de l'appel.

Le numéro est imprimé sur nos affiches depuis des années : faut-il le changer ?

Non. Vous programmez chez votre opérateur un renvoi des appels vers la ligne Alyas, éventuellement seulement en cas de non-réponse, et le numéro affiché ne bouge pas.

Plus un appel ni un message sans réponse.

Canal, intégrations, volume : vous recevez une proposition claire avant de vous engager.

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