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Alyas
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À la médiathèque comme au conservatoire, une question revient sans cesse : c'est ouvert quand, et comment s'inscrire ?

Les équipes d'un équipement culturel passent leurs journées au prêt, à la médiation et à l'accueil des classes, pendant que le téléphone sonne. L'agent Alyas répond au public à partir des informations que vous lui fournissez : horaires et fermetures exceptionnelles, exposition en cours, périodes d'inscription, démarche pour une visite de groupe.

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1 agent chat gratuit pendant 10 jours, sans carte bancaire.

Au téléphone, dans ce métier

Chaque établissement a son calendrier de pointe : la rentrée pour les inscriptions au conservatoire, les vacances scolaires pour les ateliers de la médiathèque, les semaines d'exposition pour le musée. Les mêmes demandes arrivent alors par dizaines, et la réponse tient souvent dans une page du règlement.

L'agent s'appuie sur ce que vous lui confiez : site web, texte ou PDF de la programmation et du règlement. Quand une date change ou qu'une salle ferme, vous mettez le document à jour et l'agent répond avec la nouvelle version, sans reparamétrage.

Ce que l'agent fait pour vous

  • Donner les horaires d'ouverture, les jours de fermeture exceptionnelle et l'accès à l'établissement, accessibilité comprise si vous la renseignez.

  • Expliquer comment s'inscrire, avec les périodes, les pièces à fournir et les tarifs que vous avez communiqués, puis noter la demande pour le secrétariat.

  • Recueillir une demande de visite de groupe ou de classe (effectif, niveau, date souhaitée) et proposer un créneau dans Google Calendar ou Cal.com, une fois connectés.

  • Présenter l'exposition en cours, les ateliers et les concerts de la saison d'après la programmation fournie.

Un exemple de parcours

Exemple illustratif

Scénario écrit pour illustrer le fonctionnement : ce n’est pas l’enregistrement d’un appel réel.

  1. Le contactLundi 9 h 10, jour de fermeture au public, un parent appelle le conservatoire pour l'éveil musical de son fils de cinq ans.
  2. Agent AlyasL'agent s'annonce comme une IA, puis indique les dates d'inscription, les pièces demandées et les cours proposés pour cet âge, d'après la plaquette de la saison.
  3. Le parent demande si l'on peut assister à un cours d'essai : l'agent ne promet rien, note l'âge de l'enfant et le numéro de rappel.
  4. Le secrétariat retrouve la demande dans l'espace client en rouvrant et rappelle le parent dans la matinée.

Outils connectés

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Transfert vers le secrétariat ou l'accueil que vous configurez. Rendez-vous et visites de groupe via Google Calendar ou Cal.com. Widget de chat sur le site de l'établissement, avec les mêmes informations qu'au téléphone.

Les fonctions derrière ce métier

Chaque fonction a sa page, avec ses réglages et ses limites dites sans détour.

  • Agent vocal

    Voix, numéro de transfert, durée maximale d’un appel et mise en pause : les réglages de l’agent qui décroche.

  • Prise de rendez-vous

    Google Calendar ou Cal.com connecté : créneaux libres, création du rendez-vous, et les limites à connaître.

  • Chat pour votre site

    Le widget de votre agent : code à coller, nom, couleurs, logo, police, position et domaines autorisés.

Pour aller plus loin

Autres métiers : Collectivités & institutions

Questions fréquentes

Un abonné veut savoir si un livre est disponible : l'agent peut-il le vérifier ?

Non. Il n'est pas relié à votre catalogue ni aux comptes lecteurs. Il rappelle les horaires, indique comment consulter le catalogue en ligne si vous le lui avez précisé, ou note la question pour un bibliothécaire.

Peut-on réserver une visite guidée ou un atelier par l'intermédiaire de l'agent ?

Il recueille la demande (groupe, effectif, date souhaitée) et, si vous avez connecté Google Calendar ou Cal.com, il peut proposer un créneau parmi ceux que vous ouvrez. Il ne vend pas de billet ni ne prend de paiement.

Les visiteurs sauront-ils qu'ils parlent à une IA ?

Oui. L'agent annonce dès le début qu'il est une IA et que l'appel est enregistré. Un visiteur qui préfère l'équipe le demande, et l'appel est transféré vers le numéro configuré. Voir aussi notre guide sur ce qu'imposent le RGPD et l'AI Act.

Nous gérons un musée, une médiathèque et un conservatoire sous une même tutelle : un seul agent suffit-il ?

Un agent peut présenter les trois établissements si vous lui donnez leurs informations, et demande de quel lieu il s'agit. Il n'a qu'un seul numéro de transfert : si chaque site a son accueil, configurez un agent par établissement.

Plus un appel ni un message sans réponse.

Canal, intégrations, volume : vous recevez une proposition claire avant de vous engager.

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