Tanto en la biblioteca como en el conservatorio, una pregunta no cesa: ¿cuándo abren y cómo me inscribo?
Los equipos de un equipamiento cultural pasan el día prestando libros, dinamizando talleres y recibiendo a clases escolares mientras suena el teléfono. El agente de Alyas responde al público a partir de la información que usted le facilita: horarios y cierres excepcionales, exposición en curso, plazos de inscripción, trámite para una visita de grupo.
Al teléfono, en este oficio
Cada centro tiene su calendario de máxima afluencia: el inicio de curso para las matrículas del conservatorio, las vacaciones escolares para los talleres de la biblioteca, las semanas de exposición para el museo. Las mismas peticiones llegan entonces por decenas, y la respuesta suele caber en una página del reglamento.
El agente se apoya en lo que usted le confía: sitio web, texto o PDF de la programación y del reglamento. Cuando cambia una fecha o se cierra una sala, usted actualiza el documento y el agente responde con la nueva versión, sin reconfigurar nada.
Lo que el agente hace por usted
Dar los horarios de apertura, los días de cierre excepcional y cómo llegar al centro, accesibilidad incluida si usted la indica.
Explicar cómo inscribirse, con los plazos, los documentos necesarios y las tarifas que usted haya publicado, y anotar la solicitud para la secretaría.
Recoger una solicitud de visita de grupo o de clase (número de personas, curso, fecha deseada) y proponer un hueco en Google Calendar o Cal.com, una vez conectados.
Presentar la exposición en curso, los talleres y los conciertos de la temporada según la programación facilitada.
Un ejemplo de recorrido
Ejemplo ilustrativo
Escenario escrito para ilustrar el funcionamiento: no es la grabación de una llamada real.
- El contactoLunes, 9:10, día de cierre al público: un padre llama al conservatorio por la iniciación musical de su hijo de cinco años.
- Agente AlyasEl agente se presenta como una IA y luego indica las fechas de matrícula, los documentos necesarios y los cursos para esa edad, según el folleto de la temporada.
- El padre pregunta si puede asistir a una clase de prueba: el agente no promete nada y anota la edad del niño y un número de contacto.
- Al reabrir, la secretaría encuentra la solicitud en el área de cliente y llama al padre a lo largo de la mañana.
Herramientas conectadas
Transferencia a la secretaría o a la recepción que usted configura. Citas y visitas de grupo mediante Google Calendar o Cal.com. Widget de chat en el sitio web del centro, con la misma información que por teléfono.
Para saber más
Sectores
Oficina de turismoSectores
AsociacionesSectores
AyuntamientoSoluciones
Chat para su empresaCasos de uso
Responder a las preguntas recurrentes sin ocupar al equipo.Casos de uso
Reserva de citas por teléfono, directamente en su agenda.
Otros sectores: Administraciones e instituciones
Preguntas frecuentes
Un socio quiere saber si un libro está disponible: ¿puede comprobarlo el agente?
No. No está conectado a su catálogo ni a las cuentas de lector. Recuerda los horarios, indica cómo consultar el catálogo en línea si usted se lo ha especificado, o anota la pregunta para un bibliotecario.
¿Se puede reservar una visita guiada o un taller a través del agente?
Recoge la solicitud (grupo, número de personas, fecha deseada) y, si usted ha conectado Google Calendar o Cal.com, puede proponer un hueco entre los que abra. No vende entradas ni cobra.
¿Sabrán los visitantes que hablan con una IA?
Sí. El agente anuncia desde el principio que es una IA y que la llamada se graba. Un visitante que prefiera al equipo lo pide, y la llamada se transfiere al número configurado. Consulte también nuestra guía sobre lo que exigen el RGPD y el AI Act.
Gestionamos un museo, una biblioteca y un conservatorio bajo una misma administración: ¿basta un solo agente?
Un agente puede presentar los tres centros si usted le da su información, y pregunta de qué sede se trata. Solo tiene un número de transferencia: si cada sede tiene su recepción, configure un agente por centro.
Ninguna llamada ni mensaje sin respuesta.
Canal, integraciones, volumen: recibirá una propuesta clara antes de comprometerse.