Dos tipos de llamada, dos intereses muy distintos
El teléfono de una agencia recibe sobre todo a compradores y candidatos a inquilinos que reaccionan a un anuncio. Son muchos, hacen preguntas repetitivas y, si no encuentran respuesta, pueden volver por otro canal porque el inmueble les interesa.
El vendedor, en cambio, es más escaso y más volátil. No está necesariamente vinculado a una agencia, compara y se queda con la que le ha dado la impresión de tomarle en serio. Perderlo es dejar que un competidor haga la tasación y, con ella, se quede la relación.
Las horas en que la agencia no contesta
La paradoja del oficio está en su organización: los agentes se ganan la vida fuera de la agencia, en visitas, en citas de tasación o en la notaría. El sábado, día fuerte de visitas, la agencia puede funcionar con personal reducido.
Para los particulares es al revés. Piensan en su proyecto por la noche, después del trabajo, o el domingo mientras repasan los anuncios. El momento en que cogen el teléfono no siempre coincide con aquel en que hay alguien sentado en la oficina.
Por último, están los huecos invisibles de la jornada: la pausa del mediodía, el momento en que la única asistente acompaña a un cliente a la puerta, el cuarto de hora en que todo el mundo está ya al teléfono. Una llamada que llega en esos minutos se encuentra con el mismo tono sin respuesta que a las diez de la noche.
Responder a los compradores sin dedicarles el día entero
Muchas preguntas sobre un anuncio son factuales: ¿sigue disponible el inmueble?, ¿en qué planta está?, ¿tiene plaza de aparcamiento?, ¿a cuánto ascienden los gastos de comunidad? Si esta información se facilita a partir de las fichas de la agencia, puede recibir una respuesta inmediata, sin ocupar a un agente.
La llamada se convierte entonces en una oportunidad de cualificación: presupuesto, financiación en curso o no, criterios prioritarios, disponibilidad para visitar. El agente recibe contactos ya clasificados y dedica sus llamadas a los compradores más avanzados.
Hay un límite: la dirección exacta de un inmueble o los datos que el vendedor desea mantener en reserva solo se comunican según la política de la agencia. La información confiada a la atención telefónica debe elegirse, por tanto, con el mismo cuidado que el texto del anuncio.
Reconocer la llamada del vendedor desde los primeros segundos
Lo esencial es no tratar al propietario vendedor igual que a los compradores. En cuanto quien llama menciona una tasación, la puesta en venta o el alquiler de su inmueble, la conversación debe cambiar de registro: dirección del inmueble, tipo y superficie aproximada, horizonte del proyecto, mejor momento para devolverle la llamada.
Según la organización de la agencia, esta llamada merece una transferencia inmediata al número de transferencia de la agencia o, en su defecto, la reserva de una cita de tasación en su agenda. El propietario cuelga con una fecha, no con una promesa de llamada.
Este cuidado en el primer contacto se prolonga durante todo el encargo. Un vendedor cuya llamada se ha tratado con seriedad espera la misma reactividad en los informes de visitas, y lo recordará en el momento de renovar, o no, su exclusiva.
No olvidar la gestión de alquileres
Las agencias que gestionan inmuebles en alquiler reciben una tercera categoría de llamadas: inquilinos que avisan de una avería o de una fuga de agua, propietarios que preguntan cómo va un expediente. Estas llamadas no aportan encargos de venta, pero un inquilino mal atendido puede generar un propietario descontento, y un propietario descontento puede retirar la gestión.
Una clasificación clara, lo que requiere una intervención rápida y lo que puede esperar al gestor al día siguiente, protege a la vez el parque gestionado y la reputación de la agencia ante sus propietarios.
Ser la primera agencia en responder
Alyas responde a las llamadas de la agencia cuando el equipo está en una cita: el agente de voz se presenta como una IA, informa sobre los inmuebles a partir de sus datos, cualifica a los compradores, transfiere a los vendedores al número que usted haya elegido o les propone un hueco en su agenda conectada de Google Calendar o Cal.com, y le deja un resumen de cada llamada. Puede probarlo gratis durante diez días.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la llamada de un vendedor es más urgente que la de un comprador?
Porque el vendedor puede contactar con varias agencias para comparar, y la primera que le propone una cita de tasación puede tomar ventaja. El comprador interesado en un inmueble concreto, en cambio, tiene un motivo para volver a llamar.
¿Qué información hay que recoger en la llamada de un vendedor?
La dirección del inmueble, su tipo y superficie aproximada, el horizonte del proyecto de venta y la mejor franja para devolverle la llamada o para una cita de tasación.