Empiece por lo que debe hacer el agente
Antes de comparar ofertas, escriba lo que el agente tiene que gestionar. ¿Atender el teléfono cuando usted está ocupado? ¿Dar citas en su agenda? ¿Filtrar llamadas comerciales no deseadas? ¿Responder de noche y los fines de semana? La respuesta orienta todo lo demás.
Un agente que realmente da citas necesita una integración con su agenda, y eso se evalúa de otra manera que un simple contestador inteligente. Partir de la necesidad evita pagar por funciones que nunca usará.
Los criterios que de verdad cuentan
La voz y la latencia dan la primera impresión. Una voz natural, en un francés fluido, tranquiliza a quien llama. El tiempo de respuesta importa todavía más: unos cientos de milisegundos pasan desapercibidos, pero a partir de un segundo la conversación se hace penosa y la gente cuelga. Pida escuchar una llamada real, no una demo grabada.
Luego está lo que el agente sabe hacer con la llamada. La integración con su agenda, Google Calendar o Cal.com, o con su software de gestión, determina si da la cita o se limita a anotar un mensaje. Y tiene que existir la transferencia a una persona: cuando la petición lo supera, el agente pasa la llamada a una persona real, a un número que usted elige.
Otros tres puntos se comprueban rápido. Los idiomas que gestiona, si recibe llamadas en inglés o en español. El alojamiento de los datos en la Unión Europea, para cumplir con el RGPD, con una política clara sobre la grabación de las llamadas. Y un precio claro, con todo incluido, para su volumen real.
Las preguntas que conviene hacer antes de firmar
Unas preguntas sencillas dejan ver la solidez de una oferta. ¿Qué pasa si el agente no conoce la respuesta? Un buen agente lo dice y transfiere en lugar de inventar. ¿Puedo conservar mi número? ¿Cuánto cuestan los excesos? ¿Hay gastos de puesta en marcha?
Pregunte también por los datos: ¿dónde se guardan las grabaciones de las llamadas y durante cuánto tiempo? Una respuesta vaga en este punto es una señal que hay que tomarse en serio, sobre todo en una consulta médica o un despacho jurídico.
Probarlo en condiciones reales antes de pagar
Ninguna demo sustituye a una prueba real. Pida a un compañero que no conozca el guion que llame al agente con una petición enrevesada, un acento, una pregunta que no venga a cuento. Verá enseguida si mantiene el hilo, si transfiere en el momento oportuno y si anota bien la cita.
En Alyas, los diez días de prueba sin tarjeta bancaria sirven justamente para eso: probar el agente con sus propias consultas antes de decidir.
Preguntas frecuentes
¿Qué latencia es aceptable para un agente de voz?
Unos cientos de milisegundos pasan desapercibidos. A partir de un segundo de retraso la conversación se hace penosa y quien llama tiende a colgar.
¿Puede el agente transferir la llamada a una persona?
Sí. Un buen agente transfiere la llamada a una persona, a un número que usted define, en cuanto la petición supera lo que sabe resolver.
¿Mis datos se quedan en Europa?
Con Alyas, sí: los datos se alojan en la Unión Europea. Pregunte siempre a cada proveedor dónde se guardan las grabaciones y durante cuánto tiempo.
¿Puedo conservar mi número de teléfono?
Sí, es posible. Compruébelo con cada proveedor, porque la portabilidad y el desvío de llamadas no siempre están incluidos en la oferta básica.