Por qué conectar Google Calendar a su agente
Muchos profesionales llevan su planificación en Google Calendar. Copiar a mano una cita acordada por escrito supone arriesgarse a un error de hora o a dos clientes en la misma franja.
Una vez conectado Google Calendar, el agente trabaja sobre su propia agenda: solo propone franjas en las que no hay nada anotado, y el evento que crea lleva el nombre del cliente, su teléfono y la nota, si la hay.
Qué hace el agente con Google Calendar
- Un cliente pide una cita en el chat de su sitio web, por WhatsApp o por Messenger. El agente le pregunta qué día prefiere; si no se indica nada más, cuenta una duración de 30 minutos.
- Consulta a Google Calendar ese día, entre las 9:00 y las 19:00 en su zona horaria. Google solo le devuelve las franjas ocupadas de su calendario principal: no le transmite ni el título ni el contenido de sus eventos.
- Divide la jornada en franjas de la duración deseada, descarta las que se solapan con un evento o que ya han pasado, y somete las demás al cliente.
- El cliente elige. El agente anota su nombre y apellidos, más un número de teléfono cuando la conversación tiene lugar en el sitio web, y comprueba por última vez que la franja sigue libre.
- El evento se añade a su calendario principal con el título «Résa» seguido del nombre del cliente; la descripción recoge su teléfono y la nota. Si el cliente ha dejado su correo electrónico, figura entre los invitados.
Qué se necesita para conectar Google Calendar
- Su propia cuenta de Google, conectada desde la sección Reservas del espacio de Alyas con el botón «Connecter mon compte Google».
- Un agente de chat con la reserva de citas activada. Los agentes de tipo restaurante o PlayPro no tienen acceso a ella en el chat.
- La zona horaria de las reservas, tomada automáticamente de su Google Calendar y modificable en los ajustes.
- Un calendario principal al día: es el único que consulta el agente y aquel en el que escribe.
Límites que conviene conocer
- La búsqueda abarca de 9:00 a 19:00 sea cual sea el día solicitado: no tiene en cuenta sus días de cierre. Bloquéelos con un evento en su agenda para que aparezcan como ocupados.
- Un calendario secundario o compartido no entra en el cálculo de disponibilidades: solo cuenta el calendario principal de la cuenta conectada.
- El agente crea citas nuevas; no modifica ni elimina un evento existente.
- Una conversación de chat no puede crear más de dos citas.
- Alyas no envía SMS de recordatorio al cliente.
Preguntas frecuentes
¿Ve el agente el detalle de mis citas personales?
No. Para encontrar una franja, Alyas pide a Google únicamente los periodos ocupados de su calendario principal. No se leen el título, el lugar ni los participantes de sus eventos.
¿Puedo usar un calendario distinto del principal?
Hoy no. El agente consulta el calendario principal de la cuenta de Google conectada, y es ahí donde anota las citas.
¿Cómo evito que proponga una franja en un día de cierre?
Cree en su calendario principal un evento que cubra el día entero, o la pausa del mediodía. La franja pasa a estar ocupada y el agente ya no la propone.
¿Qué título lleva la cita creada?
«Résa» seguido del nombre del cliente. La descripción indica su teléfono, o «non communiqué», y la nota, si la hay; su correo electrónico, si lo ha facilitado, se añade como invitado.
¿Puede un cliente cambiar la hora de su cita escribiendo al agente?
No. El agente crea citas, pero no modifica las que ya existen: el cliente se pone en contacto con usted y usted ajusta el evento en Google Calendar.
¿Sirve también la conexión para el teléfono?
Sí: el agente de voz se apoya en la misma agenda conectada para comprobar las disponibilidades y reservar durante la llamada.
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