Pourquoi relier Google Calendar à votre agent
Beaucoup de professionnels tiennent leur planning dans Google Agenda. Recopier à la main un rendez-vous convenu par écrit, c’est risquer une erreur d’heure ou deux clients sur le même créneau.
Une fois Google Calendar connecté, l’agent travaille sur votre agenda lui-même : il ne propose que des plages où rien n’est inscrit, et l’événement qu’il crée porte le nom du client, son téléphone et la note éventuelle.
Ce que fait l’agent avec Google Calendar
- Un client demande un rendez-vous dans le chat de votre site, sur WhatsApp ou sur Messenger. L’agent lui demande le jour souhaité ; sans autre précision, il compte une durée de 30 minutes.
- Il interroge Google Calendar sur ce jour, entre 9 h et 19 h dans votre fuseau horaire. Google ne lui renvoie que les plages occupées de votre calendrier principal : ni le titre ni le contenu de vos événements ne lui sont transmis.
- Il découpe la journée en créneaux de la durée voulue, écarte ceux qui chevauchent un événement ou qui sont déjà passés, et soumet les autres au client.
- Le client fait son choix. L’agent note son prénom et son nom, plus un numéro de téléphone quand l’échange a lieu sur le site, puis contrôle une dernière fois que la plage est toujours libre.
- L’événement s’inscrit dans votre calendrier principal sous le titre « Résa » suivi du nom du client ; la description reprend son téléphone et la note. Si le client a laissé son e-mail, il figure parmi les invités.
Ce qu’il faut pour connecter Google Calendar
- Votre propre compte Google, relié depuis la rubrique Réservations de l’espace Alyas avec le bouton « Connecter mon compte Google ».
- Un agent de chat dont la prise de rendez-vous est activée. Les agents de type restaurant ou PlayPro n’y ont pas accès dans le chat.
- Le fuseau horaire des réservations, repris automatiquement de votre Google Agenda et modifiable dans les réglages.
- Un calendrier principal tenu à jour : c’est le seul que l’agent consulte, et celui où il écrit.
Limites à connaître
- La recherche porte sur 9 h-19 h quel que soit le jour demandé : elle ignore vos jours de fermeture. Bloquez-les par un événement dans votre agenda pour qu’ils apparaissent occupés.
- Un agenda secondaire ou partagé n’entre pas dans le calcul des disponibilités : seul le calendrier principal du compte connecté compte.
- L’agent pose de nouveaux rendez-vous ; il ne modifie ni ne supprime un événement existant.
- Une conversation de chat ne peut pas créer plus de deux rendez-vous.
- Alyas n’envoie pas de SMS de rappel au client.
Questions fréquentes
L’agent voit-il le détail de mes rendez-vous personnels ?
Non. Pour trouver un créneau, Alyas demande à Google les seules périodes occupées de votre calendrier principal. Le titre, le lieu et les participants de vos événements ne sont pas lus.
Puis-je utiliser un autre calendrier que le principal ?
Pas aujourd’hui. L’agent consulte le calendrier principal du compte Google connecté, et c’est là qu’il inscrit les rendez-vous.
Comment éviter qu’il propose un créneau un jour de fermeture ?
Posez dans votre calendrier principal un événement qui couvre la journée, ou la pause du midi. La plage devient occupée, et l’agent ne la propose plus.
Quel titre porte le rendez-vous créé ?
« Résa » suivi du nom du client. La description indique son téléphone, ou « non communiqué », et la note éventuelle ; son e-mail, s’il l’a donné, est ajouté comme invité.
Un client peut-il changer l’heure de son rendez-vous en écrivant à l’agent ?
Non. L’agent crée des rendez-vous mais ne revient pas sur ceux qui existent : le client vous contacte, et vous ajustez l’événement dans Google Agenda.
La connexion sert-elle aussi au téléphone ?
Oui : l’agent vocal s’appuie sur le même agenda connecté pour vérifier les disponibilités et réserver pendant l’appel.
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